Milyen dokumentumok szükségesek a céges autóbérléshez?

Céges autóbérlés esetén nem elég kiválasztani a megfelelő járművet, hiszen a folyamat mögött jelentős jogi és adminisztratív háttér rejlik. A bérbeadó cégeknek bizonyos iratok alapján kell meggyőződniük arról, hogy a bérlő valóban létező és működő vállalkozás, jogosult a szerződéskötésre, továbbá pénzügyileg megbízható. Ezen okmányok nemcsak a szerződéskötéshez szükségesek, hanem a jogi felelősség és a biztosítási feltételek miatt is elengedhetetlenek.

Cégkivonat – az alapinformációk igazolása

A bérbeadók először kérnek egy friss, nem régebbi, mint 30 napos cégkivonatot. Ezen irat hivatalosan igazolja, hogy a vállalat létezik, be van jegyezve, és jogosult gazdasági tevékenység végzésére. A cégkivonat tartalmazza a vállalkozás nevét, székhelyét, adószámát, tevékenységi körét és legfőképp azt, ki az ügyvezető, azaz ki írhat alá hivatalos iratokat, például bérleti szerződést. E dokumentum nélkül a legtöbb bérbeadó el sem indítja a szerződéskötési procedúrát.

Aláírási címpéldány vagy aláírás-minta

A másik alapvető dokumentum az aláírási címpéldány, amelyet ügyvéd vagy közjegyző hitelesít. Ennek segítségével lehet ellenőrizni, hogy a szerződést aláíró személy valóban jogosult a cég nevében eljárni. Egyes esetekben elegendő lehet az úgynevezett aláírás minta is, amely egyszerűbb forma, és nem minden esetben igényel közjegyzői hitelesítést, viszont a legtöbb bérbeadó előnyben részesíti a hivatalos címpéldányt, különösen hosszabb bérleti időszak esetén.

Adóazonosító és statisztikai számjel

Bár ezek az adatok szerepelnek a cégkivonatban is, a bérbeadók gyakran külön is bekérik őket. Az adószám azonosítja a vállalkozást az adóhatóság előtt, míg a statisztikai számjel a cég tevékenységére, ágazati besorolására utal. Ezek alapján tudják ellenőrizni a vállalkozás működési profilját, és eldönteni, hogy megfelel-e a belső kockázatkezelési előírásaiknak.

Ügyvezető személyi okmányai

A céges autókölcsönzés alkalmával gyakori elvárás, hogy az ügyvezető személyazonosító okiratainak másolatát is csatolják a megállapodáshoz. Ilyen például a személyi igazolvány és lakcímkártya. Ez segíti a személyazonosság ellenőrzését, főként akkor, ha a kölcsönzés online vagy távolról zajlik. Lényeges megjegyezni, hogy ezen adatok a bérbeadó adatvédelmi politikája szerint kerülnek kezelésre, kizárólag a szerződés teljesítéséhez szükséges mértékben.

Meghatalmazás – ha nem az ügyvezető jár el

Gyakran megesik, hogy a cégnél nem maga a vezérigazgató intézi a bérlést, hanem egy kolléga vagy asszisztens. Ilyenkor írásos felhatalmazásra van szükség, amelyben a vezérigazgató megbízza az adott személyt, hogy a cég nevében eljárjon, szerződést kössön és átvegye a járművet. A felhatalmazásnak tartalmaznia kell a cég adatait, a meghatalmazott személy adatait és a pontos felhatalmazás körét. Ezt sokszor aláírási címpéldánnyal együtt kérik csatolni.

Bankszámlaszám és számlázási adatok

A bérleti díj számlázásához és kiegyenlítéséhez elengedhetetlen a vállalkozás bankszámlaszámának és számlázási adatainak pontos megadása. Ez biztosítja a zökkenőmentes pénzügyi teljesítést, és elősegíti, hogy a szerződés szerinti havidíjak időben megérkezzenek. A bérbeadó cégek általában elektronikus számlát állítanak ki, ezért e-mail cím és kapcsolattartó személy megadása is szükséges a gyors kommunikáció érdekében.

Gépjárműhasználatra jogosult személy(ek) adatai

Mivel céges bérlés esetén gyakran több munkatárs használhatja ugyanazt a járművet, a bérbeadók sokszor kérik a használó(k) nevét és jogosítványának másolatát is. Ez különösen akkor lényeges, ha a biztosítás vagy a gépjárműhasználati szabályzat személyhez kötött. Egyes konstrukciók lehetővé teszik a váltott sofőrös használatot, más esetekben azonban előre rögzített személyek vezetheti csak a kocsit. 

A céges autóbérléshez szükséges dokumentumok listája elsőre bonyolultnak tűnhet, de a legtöbb esetben gyorsan és egyszerűen beszerezhetők. A pontos és hiánytalan iratanyag nemcsak a szerződéskötést gyorsítja fel, hanem a vállalat megbízhatóságát is tükrözi. Ha egy cég rendszeresen bérli autóit, érdemes ezeket a dokumentumokat előre összeállítani, ezzel jelentősen lerövidíthető a bérlési folyamat és elkerülhetők az adminisztrációs fennakadások.